Améliorer sa productivité c’est faire de son environnement de travail un moyen plus simple et plus pratique pour être productif. Effectivement ce n’est pas facile quand on a des post-it qui volent partout, trop de distractions mais aussi trop de choses à penser. Pour pouvoir attirer les nouveaux clients et assurer un suivi net et précis, il faut avoir les idées claires et être organisé ! C’est la meilleure manière de s’y retrouver !
Nous allons pour cela vous donner 5 astuces pour vous aider à améliorer la productivité au sein de votre PME.
1. Mise en place des bons outils
Plus notre PME se développe, plus nous remarquons qu’il est de plus en plus compliqué de générer de nouveaux leads. C’est pourquoi il est nécessaire d’opter pour un CRM (Customer Relationship Management) qui est un système de gestion de votre relation client. Cela va permettre de mettre en place une stratégie marketing et ainsi d’augmenter votre nombre de leads.
L’organisation au travail est la clé de la réussite, elle permet d’y voir plus clair dans les actions que nous mettons en place.
Les informations inscrites dans un CRM vous offrent un suivi des actions à mener chez un client. Ainsi en cas de réclamation, vous aurez toutes les informations nécessaires pour apporter des solutions à vos clients.
Celui-ci peut être pertinent s’il est partagé avec vos vendeurs ou les personnes en charge des projets car ils pourront amener eux aussi des réponses aux questions dans le cadre d’une absence de votre part.
2. Centralisation des données
La centralisation des données est primordiale dans le cadre des entreprises travaillant avec des outils digitaux. Le regroupement de toutes les données sur une plateforme unique vous permet de vous y retrouver et d’être plus organisé.
L’accessibilité à cette plateforme généralisée est libre à la personne qui l’a créé. Cela veut dire que vous pouvez autoriser l’accès aux personnes que vous souhaitez. Par exemple, si vous avez un projet en cours avec seulement deux employés, vous pouvez donner accès à uniquement ses deux personnes et non aux autres.
Le suivi des projets par les personnes concernées est optimisé et plus organisé. Les échanges seront alors plus fluides entre vous, les clients ainsi que leurs projets.
Vous pouvez utiliser par exemple la plateforme “Drive” qui est directement rattachée à Google et qui permet une authentification par adresse mail. Vous pouvez ainsi organiser votre espace comme vous le souhaitez, créer des dossiers pour chaque client en plus de vos propres dossiers.
Cette plateforme est un outil très pratique, très facile à prendre en main et elle est très sécurisée . Ainsi vos données seront préservées.
3. Automatisez vos tâches
Si vous avez trop de choses à mettre en place et à penser, vous pouvez déléguer vos tâches à des applications.
Cette action va vous permettre d’optimiser votre temps de travail et d’augmenter l’efficacité de votre travail. L’automatisation est le meilleur moyen de vous faire gagner du temps, elle vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches sans avoir à y penser.
Par exemple, si vous faites de la communication sur les réseaux sociaux, vous n’aurez plus à penser à publier tel jour à telle heure. Vous n’aurez qu’à utiliser une application telle que Swello ou encore Buffer pour programmer vos posts. Ainsi les publications se publieront toute seule.
Vous pouvez aussi faire appel à une agence de community management si vous n’avez pas le temps de créer les posts de vos réseaux sociaux.
4. Améliorer la communication dans votre entreprise
La communication interne de votre PME est primordiale, comparé à la communication externe qui elle est seulement importante pour les autres. Le confort de vie des salariés au sein d’une agence va augmenter la productivité puisqu’ils se sentiront bien et donc auront envie de travailler dans une ambiance saine.
Soyez transparents avec vos employés (évidemment raisonnablement il n’ont pas besoin de tout savoir non plus) , ils sont en mesure de savoir comment se porte l’entreprise. Vous pouvez leur annoncer aussi les objectifs annuels ou trimestriels, ils se sentiront concernés et sauront pourquoi ils travaillent.
Ce type d’information peut prouver aux salariés que l’entreprise, à besoin de chacun d’entre eux pour constituer une équipe capable de s’imposer sur le marché et non pas seulement un leader qui garde toutes les données pour être au dessus de ses salariés.
5. Savoir déléguer certaines tâches
Vous avez trop de travail ? Les dossiers s’accumulent sur votre bureau parce que vous repoussez les tâches que vous n’arrivez pas à faire ou qui vous prennent trop de temps ? Vous n’avez pas le temps de les faire ou vous ne savez pas comment faire ?
La meilleure façon d’augmenter votre productivité à ce moment-là est de déléguer à d’autres personnes, des agences, les freelances etc..
Ainsi vous n’aurez plus à vous en préoccuper et le travail sera fait par des professionnels au lieu d’être négligé parce que cela ne nous intéresse pas ou que vous ne savez pas faire.
Les prestations seront donc payantes mais bien faites et vous pourrez vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes en même temps. Cette méthode est un gain de temps considérable.
Pour augmenter votre productivité au sein de votre PME il est important de vous organiser du mieux possible, déléguez et programmez les tâches trop longues ainsi que celles que vous ne voulez pas faire. Vous aurez moins de choses à penser et à effectuer ce qui booste votre envie de produire.
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